Kako Napisati Pismo Za Bilo Koju Priliku

2024 Autor: Francis Oldridge | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-16 20:39

Prošla su vremena kada je pisanje pisama bilo omiljeno sredstvo komunikacije između poslovnih suradnika, obitelji, prijatelja i ljubavnika prekriženih zvijezdama. Puževa pošta možda je uglavnom prošlost, ali osvrnite se prema svom modernom načinu života i vidjet ćete da umijeće napisane riječi još uvijek nije mrtvo. Šanse su da velik dio svog osobnog i profesionalnog života provodite komunicirajući vitextom ili e-poštom, a još uvijek postoje scenariji koji zahtijevaju staromodno oblikovano pismo (čak i ako je vjerojatnije da ćete ga poslati na svjetsku mrežu nego što jeste. lupati pečat po njemu). Komunikacija je presudna za svaku interakciju, a znati kako dati pravi ton u pisanoj prepisci je vitalna vještina bez obzira pišete li ljubavno pismo ili ostavku. Kako bismo vam pomogli da ostanete na dobrom putu, sastavili smo ovaj vodič o tome kako napisati pismo u bilo kojoj situaciji.

Definirajte svoju svrhu i publiku

Prije nego što možete staviti olovku na papir - ili bolje rečeno, vrhove prstiju na tipkovnicu - razmislite što točno želite postići svojim pismom. Sa svojim šefom ne biste razgovarali na isti način na koji biste razgovarali sa svojom značajnom drugom, pa ni njima ne biste trebali pisati na isti način. Skupite svoje misli prije nego što počnete pisati postavljajući si nekoliko jednostavnih pitanja:

Kome pišem?

Poznajete li osobu s kojom pišete ili će vam ovo biti prva komunikacija s njom? Način na koji komuniciramo jedni s drugima mijenja se prirodnije, što smo nam poznatiji, zato prije početka započinjte s procjenom odnosa s osobom kojoj pišete. To će vam pomoći da se izbjegnete činiti previše ležernim ili prekratkim za situaciju.

Što pokušavam postići?

Pratite li razgovor za posao ili pišete blagdansko pismo svojoj obitelji? Baš kao što je važan vaš odnos s primateljem vašeg pisma, važan je i kontekst u kojem ga pišete. Uvijek biste trebali biti sigurni da profesionalnu komunikaciju održavate upravo tom - profesionalnom - čak i ako imate prijateljstvo s kolegom ili poslovnim suradnikom s kojim pišete. Razmislite o profesionalnoj komunikaciji kao dijelu svog cjelokupnog profesionalnog profila. Ne biste željeli lijenu, sirovu ili previše ležernu e-poštu svom prijatelju u računovodstvu na vašem LinkedIn profilu, pa je ne biste trebali željeti ni u izlaznoj pošti. Istina je i suprotno; ako pišete zahvalno pismo svom slatkom malom gam-gamu, posljednje što želite učiniti je zvučati kao da vodite poslovni sastanak. Imajte na umu svoj cilj dok sastavljate pismo i stavljate se na mjesto primatelja.

Imam li sve informacije potrebne za priopćavanje?

To je osobito važno u poslovnim komunikacijama. Većina nas bila je na primanju dugih niza praćenja e-pošte jer pošiljatelj nije imao sve činjenice u redu prije nego što je pritisnuo send. Ne budite tip koji šalje pet e-mailova kad bi jedan to učinio. Ovakva vrsta neorganiziranog etiketa e-pošte s protokom svijesti dolazi u najboljem slučaju iritantna, a u najgorem slučaju zbunjujuća i neprofesionalna. Ako imate puno važnih informacija koje ćete dobiti u pisanom obliku, zabilježite brzi popis s grafičkim oznakama svega što trebate prenijeti kako biste bili sigurni da ste sve pokrili prije slanja.

Pronađite vrijeme za formatiranje

Oblikovanje je presudno u formalnim komunikacijama, kako da se profesionalno predstavite, tako i da biste logički prenijeli informacije. Obično radimo bržim tempom kada komuniciramo s tvrtkama, organizacijama ili suradnicima jer se ta komunikacija događa tijekom ograničenih sati. Dakle, važno je da svoju poantu prenesete brzo i jasno - što je puno lakše učiniti s formatiranjem.

Kako napisati profesionalno pismo

Motivaciono pismo; Ostavka; Referentno pismo; Pismo preporuke, interesa ili namjere itd

Vjerojatno ste upoznati sa standardnim rasporedom formalnih slova, čak i ako ga niste sami napisali. Većina tvrtki i organizacija slijedi ovaj format jer je lako prepoznatljiv i prepoznatljiv. Predlošci formalnih slova široko su dostupni i uključeni su u većinu programa za obradu teksta. Također možete odabrati da stvorite vlastiti od nule ili prilagoditi predložak slova za ponovljenu upotrebu. Evo nekoliko ključnih stvari koje morate imati na umu kada je u pitanju pisanje i oblikovanje službenog pisma:

1. Koristite naslove. Ako internu e-poštu šaljete suradniku ili članu tima, obraćati im se imenom vjerojatno je u redu, ali kada komunicirate s tvrtkom, organizacijom ili profesionalnim kontaktom izvan ili više u svojoj tvrtki, nikada im se ne biste trebali obraćati samo s imenom.

2. Izbjegavajte neformalne pozdrave. Započnite svoje pismo s "Dragi …" (nemojte koristiti "Bok", "Zdravo" ili bilo koji sličan pozdrav) i obratite se primatelju naslovom i punim imenom ili prezimenom (na primjer: "Poštovani Mr. John Smith "ili" Dragi dr. Johnson "). Ako još nemate kontakt u organizaciji kojoj pišete, provjerite na web mjestu možete li pronaći ime i naslov relevantne osobe. Ako ne možete pronaći ime pojedinca, obratite se odgovarajućem odjelu ili grupi (tj. "Dear The Manual Staff" ili "Dragi urednički tim"). Ako apsolutno ne možete odrediti odgovarajuću osobu ili odjel kojem se možete obratiti, možete upotrijebiti "Koga to može zanimati", ali imajte na umu da to vjerojatno znači da će vaše pismo morati stići pravim ljudima kad stigne, što bi moglo rezultirati odgođenim odgovorom.

3. Uključite datum. Ako će se vaše pismo nalaziti u tijelu e-pošte, vaš će ga klijent e-pošte označiti datumom i vremenom, ali ako pismo šaljete u privitku ili putem pošte, uključujući datum na vrhu pomoći će i vama a primatelj prati pravo vrijeme za praćenje.

4. Olakšajte vam kontaktiranje. Obavezno navedite svoje ime (ime i prezime, uključujući željeni naslov) i podatke za kontakt. Ako šaljete fizičko pismo ili digitalnu kopiju formatiranog pisma, na vrhu navedite svoju adresu i telefonski broj kako bi primatelj odmah mogao pristupiti. Kada šaljete e-poštu, možda mislite da je dovoljna vaša adresa e-pošte u polju "Od", ali istina je da ne znate kako primatelj može radije kontaktirati s vama. Stvorite profesionalni potpis e-pošte koji uključuje vaš telefonski broj, adresu i sve relevantne profile na društvenim mrežama gdje vas ugodno kontaktiraju.

5. Koristite formalni jezik. Osim očitog izostavljanja psovki ili pretjeranog jezika, to također znači i ne korištenje kontrakcija (tj. "Neću biti na sastanku ovog kvartala" za razliku od "Neću biti tamo").

6. Nemojte sahranjivati lede. Profesionalna komunikacija zahtijeva učinkovitost, pa pripazite da što prije dođete do glavne točke vašeg pisma. Bolje je da vaše pismo bude sažeto na pola stranice nego da ga pokušate proširiti na cijelu stranicu s punilom.

7. Lektura, pa lektura opet. Programi poput Microsoft Worda imaju ugrađene provjere pravopisa i gramatike, a one bi vam uvijek trebale biti prva provjera lekture. Često će čak ponuditi prijedloge kako vaše pismo učiniti sažetijim i izravnijim, što je velika pomoć prilikom pisanja službenog pisma. Postoje i mrežni alati poput Grammarly koji vam mogu pomoći u početnoj lekturi. Ipak, nemojte se zaustaviti na jednom prolazu kroz provjeru pravopisa; trebali biste i sami pročitati svoje pismo u cijelosti kako biste provjerili ima li pogrešaka. Pro savjet: Pročitajte svoje pismo naglas sebi ili ga pročitajte unatrag (od posljednje riječi do prve) kako biste lakše uhvatili pogreške u kucanju ili čudne fraze. Ako je nešto životno važno, pogledajte i drugi pogled.

8. Budite ljubazni, ali profesionalni. Sigurno ne želite zaključiti pismo klijentu s srdačnim "Volim te!" ali to ne znači da trebate biti hladni i sterilni. Završite svoje pismo s bližim (poznatim u krugovima glumaca-varalica) poput "ljubazni pozdrav", "hvala na vremenu", "s poštovanjem" ili "najbolje želje" da biste dodali toplinu pismu bez prelaska linija.

9. Upišite ga. U današnjem svijetu to nikako ne može zaobići: ako ručno napišete službeno poslovno pismo, izgledat ćete neprofesionalno. Također je lijep dodir ispisati omotnicu, a ne ručno je adresirati.

10. Oduprite se nagonu za kreativnošću. Ne pokušavajte džezirati svoje pismo otkačenim bojama ili otmjenim fontovima. Oduševljeni smo što se osjećate umjetnički, ali profesionalno dopisivanje obično nije vrijeme ili mjesto. Držite se standarda, poput Times New Romana i običnih starih crno-bijelih.

Kako napisati osobno pismo

Ljubavno pismo, pismo zahvale, pismo isprike itd

Osobna pisma su mjesto na kojem možete malo ispružiti krila i pokrenuti te kreativne sokove. Iako će se posebni pomaci vjerojatno cijeniti u osobnim pismima, ipak postoje neke smjernice koje biste trebali imati na umu.

1. Ne budite prekratki. Ne želite beskrajno brbljati tri stranice prije nego što uđete u srž vaše poruke, ali lijepo je uključiti povremeni razgovor u osobno pismo kako biste primatelju pokazali da ste uzeli neko dodatno vrijeme da se povežete s njima. Ako već neko vrijeme niste razgovarali s primateljem, ispunite ih svojim životom i pitajte ih o njihovom životu. Ako im zahvaljujete na nečemu, poduzmite nekoliko izlazaka da biste objasnili što je to vama značilo. Ovisno o kontekstu, možda bi bilo lijepo dodirnuti malo slova u pismo.

2. Koristite ležerni pozdrav. Kao što je neobično započeti pismo šefu s "Yo Ted", jednako je čudno započeti pismo majci s "Draga gospođo Carol Jackson". Sasvim je prikladno primatelju osobnog pisma obratiti se imenom - ili čak nadimkom ako ste posebno bliski - i započeti s ležernijim pozdravom poput "Bok" umjesto "Dragi" koji biste trebali koristiti u profesionalnoj komunikaciji.

3. Prihvatite kreativnost bez žrtvovanja čitljivosti. Oni funky fontovi i glasne palete boja koje niste mogli upotrijebiti u posljednjem poslovnom pismu možda će pronaći dom u vašim osobnim pismima. Iako ne želite ići toliko daleko da svoje pismo pretvorite u neku tajnovitu zbrku mikroskopskog pisma i boja koje naprežu oči, sasvim je u redu otresati se od svojih profesionalnih ravna lica i zabaviti se. Ako šaljete e-poštu s dopisima, pisanje na staromodan način lijep je dodir, pod uvjetom da vaš rukopis rasprostranjenom tehnologijom nije izmiješan u iskvarenu pileću ogrebotinu.

U vrijeme kada se čini da bi svi radije poslali tekst od tri riječi putem bilo koje proširene komunikacije, sastavljanje pisma može se osjećati zastrašujuće ili čak zastrašujuće. Ali ako slijedite ove smjernice, vaše pisanje pisama bit će na snazi u bilo kojoj situaciji.